Laboratoire Marketing

Formation IA pour assistante de direction

Programme de Formation

Public visé par la formation

Cette formation s’adresse aux assistant(e)s de direction, secrétaires de direction, office managers et profils administratifs équivalents qui souhaitent découvrir l’IA pour optimiser leur travail.

Pré-requis

Aucun prérequis technique en IA n’est nécessaire. Une aisance avec la navigation sur internet est recommandée pour profiter pleinement des exercices pratiques.

Objectifs de la formation :

  • Comprendre les principes de base de l’IA et de l’IA générative, ainsi que son impact sur le métier d’assistant(e) de direction.
  • Savoir utiliser les outils d’IA générative (ChatGPT, NotebookLM, Perplexity, Napkin) afin d’améliorer son efficacité dans les tâches quotidiennes : rédaction de documents, gestion de l’information, organisation de plannings, communication, etc.
  • Gagner du temps et automatiser les tâches administratives répétitives en exploitant l’IA, pour se recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
  • Produire rapidement des contenus de qualité (comptes-rendus, emails, présentations visuelles, rapports) grâce à l’IA, et trouver des informations fiables en un temps record.
  • Appliquer les bonnes pratiques de confidentialité et de sécurité (RGPD) lors de l’utilisation d’outils d’IA : savoir quelles données transmettre ou non, et comment protéger les informations sensibles de votre organisation.

 

Contenus de la formation

Jour 01 – Découverte de l’IA et premiers pas avec les outils (7h)

 

Matinée

Module 1 : Panorama de l’Intelligence Artificielle & impact sur le métier (1h30)

Objectif : Comprendre ce qu’est l’intelligence artificielle générative et identifier ses opportunités dans le domaine du secrétariat.

  • Introduction à l’IA : définitions simples, différences entre IA traditionnelle et IA générative, exemples concrets d’IA dans la vie quotidienne et en entreprise.
  • Fonctionnement des IA génératives (notions vulgarisées) : comment des modèles tels que ChatGPT « comprennent » nos demandes et génèrent du texte ; tour d’horizon des capacités et limites de ces outils (ce qu’ils peuvent ou ne peuvent pas faire).
  • Impact sur le métier d’assistant(e) : comment l’IA révolutionne déjà certaines tâches administratives.
    Illustration des gains de temps possibles dans la rédaction de documents, la gestion d’emails, la préparation de réunions, etc.
  • Premiers retours d’expérience du formateur et d’autres entreprises sur l’usage de l’IA en assistance de direction (cas d’usages réussis et écueils à éviter).
  • Interaction : questions/réponses ouvertes pour exprimer vos attentes, vos éventuelles appréhensions visà-vis de l’IA.

    Module 2 : Prise en main de ChatGPT pour la rédaction et la communication (2h)

    Objectif : S’approprier ChatGPT et apprendre à formuler des prompts efficaces pour générer rapidement des textes professionnels de qualité.

    • Présentation de ChatGPT : création d’un compte, interface (version web), tour des fonctionnalités de base.
    • Techniques de prompting : conseils pour bien formuler vos demandes à l’IA (prompt engineering débutant). Apprendre à donner du contexte, à préciser le ton ou le style souhaité, et à demander des formats particuliers (liste à puces, email formel, compte-rendu structuré…).
    • Rédaction assistée par l’IA : démonstration de ChatGPT appliquée à des tâches typiques d’un(e) assistant(e) : – Rédiger un email professionnel (exemple : répondre à une demande de renseignement, proposer un rendez-vous, etc.), élaborer un compte-rendu de réunion à partir de notes brutes.
    • Traduire ou reformuler un document pour l’adapter à un destinataire (ex: traduction FR/EN d’un email, reformulation en langage simple d’une procédure interne).
    • Préparer une ébauche de rapport ou de présentation sur un projet donné.
    • Atelier pratique : chaque participant s’entraîne à écrire un ou deux types de documents avec ChatGPT. Le formateur passe auprès de chacun pour aider à affiner les prompts et obtenir un résultat pertinent et personnalisé.
    • Debrief : partages des productions, discussion sur les résultats fournis par l’IA, ajustements possibles et bonnes pratiques retenues (p.ex. vérifier la cohérence du texte généré, peaufiner le prompt pour plus de précision).

    Après-midi

    Module 3 : Gagner du temps dans la recherche d’informations (1h30)

    Objectif : Utiliser l’IA pour rechercher et synthétiser de l’information utile à vos missions, notamment via l’outil Perplexity couplé à ChatGPT.

    • Recherche intelligente avec Perplexity : présentation de Perplexity, un assistant IA connecté au web capable de répondre à vos questions en s’appuyant sur des sources fiables. Découvrir comment cet outil peut servir de veille rapide ou d’assistant documentaire pour préparer un dossier.
    • Démonstrations : Utiliser Perplexity pour obtenir en quelques minutes des données clés ou des faits récents sur un sujet donné (ex: trouver des statistiques pour un rapport, obtenir des informations à jour sur un partenaire ou un concurrent avant une réunion).
    • Lien avec ChatGPT : comment exploiter les réponses et sources fournies par Perplexity dans ChatGPT pour rédiger un synthèse ou un briefing clair à destination de votre manager.
    • Astuces pour évaluer la fiabilité des informations d’une IA : toujours vérifier les sources, recouper avec d’autres références si nécessaire.
    • Cas pratique guidé : vous devez préparer la logistique d’un déplacement professionnel à l’étranger pour votre directeur ? En binôme, utilisez Perplexity puis ChatGPT pour élaborer un programme de voyage : recherche des options de vol/hôtel (fictives), des infos sur le pays (visas, contexte sanitaire), puis génération d’un itinéraire clair et d’une liste de points à retenir. Chaque groupe présente ensuite sa démarche et son résultat.

      Module 4 : Organisation et productivité augmentée par l’IA (1h)

      Objectif : Découvrir comment l’IA peut vous assister dans l’organisation des tâches et la gestion de projets, et préparer la mise en pratique entre les deux sessions.

      • Planification facilitée : exemples d’utilisation de ChatGPT pour créer une check-list d’événement, un planning prévisionnel, ou même un ordre du jour de réunion à partir de quelques points clés.
      • Support à la gestion de projets : comment l’IA peut aider à décomposer un projet en étapes, suggérer des idées ou des risques à anticiper, ou générer un compte-rendu de suivi de dossier.
      • Présentation rapide d’autres outils : aperçu de NotebookLM (outil Google d’IA pour organiser et résumer vos notes) et de Napkin (génération de visuels/diagrammes à partir de textes) – ces outils seront explorés en détail lors du Jour 2.
      • Mise en pratique intersession : explication des exercices à réaliser avant la prochaine session. Chaque participant est invité à appliquer au moins un outil vu en Jour 1 sur une tâche réelle de sa semaine de travail (par exemple : utiliser ChatGPT pour rédiger un email difficile, ou Perplexity pour préparer un résumé d’article professionnel). Un support PDF récapitulant les bonnes pratiques de jour 1 est fourni en fin de journée. Objectif : que vous reveniez en Jour 2 avec vos questions, vos réussites et éventuellement vos difficultés, afin d’en discuter et d’approfondir l’apprentissage.

      Jour 02 – Approfondissement, nouveaux outils et sécurisation des pratiques (7h)

      (NB : Le Jour 2 débute après une pause d’une ou plusieurs semaines suivant le calendrier, afin que vous ayez pu expérimenter l’IA dans votre contexte professionnel.)

      Matinée

      Module 5 : Retours d’expérience, perfectionnement et astuces avancées (1h30)

      Objectif : Consolider les acquis du jour 1 en partageant les expériences vécues et en découvrant des astuces avancées pour aller plus loin avec l’IA.

      • Partage d’intersession : tour de table où chaque participant raconte brièvement son expérience avec l’IA pendant la pause entre les sessions. Quelles tâches avez-vous essayées avec ChatGPT ou Perplexity ? Quels bénéfices constatés ou quelles difficultés rencontrées ?
      • Analyse collective : le formateur rebondit sur vos retours pour apporter des solutions supplémentaires. Par exemple, comment améliorer un prompt qui n’a pas donné le résultat escompté, ou comment interpréter une réponse erronée de l’IA et la corriger.
      • Astuces avancées ChatGPT : découverte de fonctionnalités complémentaires et conseils d’expert : Utiliser les tonalités et styles avancés (faire écrire l’IA “à la manière de …”, adapter le registre de langue automatiquement selon le destinataire).
      • Gagner du temps avec des raccourcis : réutiliser des invites efficaces, créer des prompts modèles pour vos tâches récurrentes.
      • Présentation de quelques extensions ou plugins utiles (selon autorisation de votre entreprise) pour intégrer ChatGPT dans vos outils (ex : extensions de navigateur, outils de productivité intégrant de l’IA).

        Module 6 : NotebookLM – L’IA pour organiser et synthétiser vos connaissances (1h30)

        Objectif : Apprendre à utiliser NotebookLM pour gérer vos notes et documents, et en tirer des synthèses pertinentes.

        • Présentation de NotebookLM : qu’est-ce que c’est ? Tour d’horizon de cet assistant de recherche alimenté par vos propres documents. Idéal pour les assistant(e)s de direction qui centralisent de nombreuses informations (comptes-rendus, listes de tâches, procédures…).
        • Cas d’utilisation : Importer des documents (ex. un PDF de compte-rendu projet, des notes prises sur
          Google Docs) dans NotebookLM et demander à l’IA d’en faire un résumé clair.
        • Poser des questions à partir de vos notes : ex. “Quelle décision a été prise lors de la réunion X ?” et laisser l’IA trouver la réponse dans le texte importé.
        • Obtenir une liste de points clés ou de tâches à partir d’un document volumineux.
        • Démonstration pratique : le formateur montre, étape par étape, comment il utilise NotebookLM pour un cas concret de gestion administrative (par ex. synthétiser un dossier de plusieurs pages en une fiche briefing d’une page).
        • Exercice guidé : si possible, chaque participant s’essaye à NotebookLM avec un document fourni (ou un document simple de son choix) pour générer un résumé ou répondre à une question. Partage des résultats et discussion sur l’utilité de ces fonctionnalités dans votre quotidien (avantages et limites de NotebookLM : besoin de contenu à lui fournir, respect de la confidentialité des docs importés, etc.).

        profil formateur de Sylvain Gillet

        Après-midi

        Module 7 : Créer des visuels et présentations avec l’IA (Napkin) (1h)

        Objectif : Explorer un outil d’IA créative, Napkin, pour générer rapidement des visuels à partir de texte et ainsi enrichir vos documents ou présentations sans compétence en design.

        • Découverte de Napkin : présentation de cet outil qui transforme du texte en infographies ou schémas. Par exemple, saisir la description d’un organigramme ou les étapes d’un processus, et obtenir une ébauche de diagramme visuel.
        • Cas pratique illustré : création en temps réel d’un petit organigramme d’entreprise ou d’un diagramme de processus via Napkin, en partant d’une description textuelle fournie par les participants. Ajustements du visuel généré, possibilités de personnalisation et limites de l’outil (qualité des images, nécessité parfois de retoucher manuellement).
        • Autres outils visuels IA mentionnés : aperçu d’alternatives comme Midjourney ou Canva avec IA pour créer des illustrations ou mises en page, et discussion sur les cas où un assistant de direction pourrait y recourir (par ex. réaliser rapidement un visuel pour une communication interne, un post sur les réseaux sociaux de l’entreprise, une slide de présentation percutante, etc.).
        • Exercice flash : en sous-groupes, formuler un prompt créatif pour obtenir une image ou un schéma lié à un thème professionnel (au choix : événement d’entreprise, statistiques clés, planning de projet…). Comparer les résultats et recueillir le ressenti de chacun sur l’utilisation de ce type d’outil.

          Module 8 : Sécurité des données et confidentialité avec l’IA (RGPD) (1h)

          Objectif : Adopter les bonnes pratiques de sécurité lorsqu’on utilise des outils d’IA en entreprise, afin de protéger les données sensibles et de respecter la réglementation (RGPD).

          • Données saisies dans l’IA : attention ! Comprendre que les informations que vous entrez dans des services comme ChatGPT ou Perplexity partent sur des serveurs externes. Quels sont les risques (exposition de données confidentielles, réutilisation des données pour entraîner l’IA) ?
          • RGPD et IA : rappel des obligations légales en matière de données personnelles. Pourquoi ChatGPT et consorts posent question vis-à-vis du RGPD (ex : absence de consentement des personnes si on y met des
            données personnelles, stockage non maîtrisé des données saisies…).
          • Bonnes pratiques de confidentialité : Ne jamais partager de données personnelles nominatives ou d’informations sensibles (clients, finances, RH…) dans un outil public d’IA.
          • Anonymiser ou modifier légèrement les données réelles avant de les utiliser en entrée dans l’IA.
          • Lire et configurer les paramètres de confidentialité des outils : (exemple : dans ChatGPT, possibilité de désactiver l’historique des conversations pour qu’elles ne soient pas utilisées au sein du modèle).
          • Privilégier les versions Enterprise ou professionnelles des outils d’IA lorsque disponibles, car elles offrent généralement plus de garanties (chiffrement, non-conservation des données, conformité réglementaire).
          • Connaître les politiques internes de votre entreprise : que permettent ou interdisent-elles concernant l’usage d’outils en ligne ?
          • Présentation d’outils de sécurisation : introduction de solutions comme GPTGuard ou autres filtres pouvant aider à détecter et bloquer l’envoi de données sensibles par inadvertance.
          • Étude de cas rapide : un assistant a copié-collé le contenu d’une base de contacts clients dans ChatGPT pour “faire le tri” – quels problèmes cela pose-t-il ? Discussion de groupe sur ce qui aurait dû être fait à la place, et comment sensibiliser collègues et supérieurs à ces enjeux.

            Module 9 : Quiz de validation des acquis & clôture (1h)

            Objectif : Évaluer les connaissances acquises et ancrer un plan d’action personnalisé pour l’après-formation.

            • Quiz final (QCM en ligne) : une série de questions couvrant l’ensemble des thèmes abordés (fonctionnement de l’IA, usages de ChatGPT, NotebookLM, Perplexity, Napkin, bonnes pratiques de prompt, confidentialité…). Ce quiz ludique permet de revenir sur les points clés et de mesurer votre progression.
            • Correction collective : reprise des questions du quiz pour apporter des éclaircissements supplémentaires si nécessaire.
            • Bilan individuel : chaque participant est invité à formuler 3 actions concrètes qu’il s’engage à mettre en œuvre dans son travail dès la fin de la formation (par ex. “utiliser ChatGPT pour rédiger la newsletter interne chaque mois” ou “employer Perplexity pour préparer mes dossiers de réunion”). Cet engagement servira de feuille de route pour pérenniser vos nouvelles compétences.
            • Conclusion : tour de table final sur les enseignements tirés, distribution d’une attestation de formation, et recueil “à chaud” de vos impressions. Le formateur reste disponible pour répondre aux ultimes questions. Vous repartez confiant(e), motivé(e) et armé(e) d’outils concrets pour faciliter votre quotidien professionnel !

            Moyens et méthodes pédagogiques :

            • Durée : 2 jours (14 heures au total) répartis en deux sessions d’une journée (7h), espacées d’au moins une semaine. Ce rythme en deux temps vise à favoriser l’intersession pratique : vous pourrez appliquer les acquis du jour 1 dans votre travail, puis partager vos expériences au jour 2.  Horaires : 9h-12h30 / 13h30-17h (adaptables).
            • Modalités : Formation disponible en présentiel, distanciel (classe virtuelle) ou format hybride, selon vos préférences et contraintes.
            • Participants : 8 personnes maximum par session (formation inter-entreprises) afin de garantir un accompagnement personnalisé et des échanges de qualité entre participants. Possibilité de personnaliser la formation pour une session en intra-entreprise adaptée à vos spécificités.
            • Outils utilisés : Les participants doivent être munis de leur ordinateur. Les outils d’IA générative ChatGPT, NotebookLM, Perplexity et Napkin seront présentés et utilisés pendant la formation. Chaque participant pourra s’exercer en temps réel sur ces applications (versions gratuites ou démos) sous la directive du formateur.
            • Méthodes pédagogiques : pédagogie active et centrée sur la pratique. Alternance d’exposés théoriques, de démonstrations en direct et surtout de nombreux ateliers et mises en situation inspirés de cas concrets du métier d’assistant de direction. Les participants sont encouragés à venir avec leurs exemples de tâches ou documents sur lesquels travailler. Des échanges de groupe permettent de partager astuces et retours d’expérience entre pairs.
            • Inscription : Contactez-nous via notre formulaire en ligne ou par téléphone. Une convention de formation vous sera envoyée pour valider votre inscription.

            Accessibilités aux personnes handicapées :

            Nous prenons en considération les problématiques liées à différents types de handicaps et difficultés. Si vous avez des contraintes spécifiques dues à un handicap ou une difficulté particulière, contactez-nous afin que nous puissions adapter nos actions de formation en conséquence.

            Contact : pour toute demande ou réclamation vous pouvez nous contacter. Une réponse vous sera apportée dans les 72h – 0490325956.

            Date de dernière mise à jour du programme : 11/06/2025

            Questions fréquentes

            Pourquoi une assistante de direction devrait-elle se former à l’IA générative ?

            Les assistant(e)s de direction ont tout à gagner à adopter l’intelligence artificielle générative. En se formant à ces outils (comme ChatGPT ou d’autres IA), vous pouvez optimiser votre efficacité et gagner un temps précieux sur de nombreuses tâches quotidiennes. Concrètement, l’IA peut aider à automatiser ou accélérer des missions administratives répétitives, ce qui vous libère du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée (gestion de projet, coordination, support stratégique, etc.). Se former à l’IA générative, c’est aussi rester à jour dans son métier : le métier d’assistante de direction évolue, et maîtriser ces nouveaux outils vous permet d’être plus productive et proactive, sans pour autant devenir technicienne informatique. Enfin, cela vous aide à dissiper la crainte d’être “remplacée” par la technologie : au contraire, en apprenant à s’en servir, l’IA devient un allié puissant pour amplifier vos compétences humaines, sans les remplacer (nous y reviendrons).

            L’IA va-t-elle remplacer les assistant(e)s de direction ?

            C’est une question légitime, mais rassurez-vous : la réponse est non. L’IA est un outil qui vient augmenter vos capacités, pas vous remplacer. D’ailleurs, les premiers retours sur le terrain montrent que ChatGPT et les IA du même genre boostent la productivité et l’efficacité des assistant(e)s sans les remplacer. Autrement dit, un(e) assistant(e) qui utilise l’IA travaillera plus vite et sera encore plus efficace, mais il faudra toujours sa touche humaine. Pourquoi ? Parce que le rôle d’une assistante de direction ne se limite pas à traiter de l’information. Il y a toute une dimension humaine, relationnelle et stratégique que l’IA ne peut pas reproduire : comprendre les nuances politiques d’une organisation, faire preuve de diplomatie, anticiper les besoins d’un manager, lire entre les lignes et gérer les imprévus avec discernement… Ces qualités, aucune machine ne les possède. L’intelligence artificielle générative excelle pour des tâches définies (rédiger un texte, résumer un document, trouver une donnée), mais elle n’a ni le jugement, ni la créativité ni l’empathie d’un être humain. En fin de compte, comme l’a très bien dit une assistante dans un retour d’expérience : “l’IA ne remplacera pas l’humain, pour peu que l’humain apprenne à s’en servir”. Autrement dit, le duo humain + IA est bien plus puissant que l’IA toute seule. Cette formation vise justement à faire de vous cet humain qui sait tirer le meilleur de l’IA. En développant vos compétences en IA générative, vous devenez ce qu’on appelle parfois un “assistant augmenté” : vous combinez vos compétences métiers, votre intelligence émotionnelle et la puissance de l’IA. C’est cette combinaison gagnante qui fera de vous un(e) assistant(e) de direction incontournable à l’ère du digital, loin d’être remplacé(e), et au contraire renforcé(e) dans votre rôle.

            Que puis-je faire concrètement avec NotebookLM ou Napkin dans mon domaine du secrétariat ?

            NotebookLM et Napkin sont deux outils récents et prometteurs que vous découvrirez pendant la formation, chacun répondant à des besoins différents dans la gestion administrative.

            • NotebookLM (Google) : Pensez à lui comme à un assistant de recherche personnel pour vos documents. Plutôt que de lire entièrement un long document ou de fouiller manuellement dans vos notes, vous pouvez confier cette tâche à NotebookLM. Par exemple, vous pourrez importer un compte-rendu de réunion ou un dossier PDF dans NotebookLM et lui demander « Donne-moi un résumé des points d’action » ou « Quels sont les KPI mentionnés dans ce rapport ? ». L’outil utilise l’IA générative pour fournir un résumé rapide, répondre à vos questions, ou extraire des informations clés de vos propres documents. Cela accélère la gestion de l’information en interne : vous passez moins de temps à éplucher des pages de texte, et plus de temps à exploiter les conclusions. NotebookLM est donc idéal pour préparer une réunion (en obtenant un digest des documents à l’ordre du jour) ou pour absorber rapidement de nouvelles informations (notes de veille, comptes rendus de séminaires, etc.) en toute confidentialité, puisque c’est un outil lié à votre compte Google. En somme, il vous aide à organiser et synthétiser vos notes et données de travail, afin de prendre des décisions plus éclairées.
            • Napkin : Cet outil est là pour vous aider à visualiser vos idées et informations. Dans le métier d’assistant(e), on doit souvent présenter clairement des informations à des collègues ou supérieurs (sous forme de présentations, de schémas, de récapitulatifs visuels…). Napkin vous facilite cela grâce à l’IA. Vous pouvez simplement fournir du texte brut (par exemple la description d’un processus d’onboarding, la structure d’un projet, ou les points clés d’un bilan) et Napkin va générer automatiquement un schéma ou une infographie correspondant à ce texte . C’est comme si vous aviez un graphiste sous la main : en quelques secondes, vous obtenez un organigramme, un diagramme, un mind map ou même un graphique prêt à être peaufiné et inséré dans vos documents. Napkin est particulièrement utile pour rendre vos comptes-rendus plus visuels, créer des supports de présentation attractifs, ou expliquer une procédure de façon schématique. Et nul besoin d’être designer : vous partez de vos mots, et l’IA fait le reste (tout en vous laissant ajuster le visuel si nécessaire). Utiliser Napkin dans votre travail d’assistanat, c’est pouvoir communiquer de manière visuelle et percutante sans effort, ce qui impressionnera à coup sûr lors de vos réunions ou comptes-rendus au management.

            Quels cas concrets adaptés au métier d’assistante de direction, sont travaillés pendant la formation ?

            La formation est très pratique et orientée métier, avec de nombreux cas d’utilisation concrets tirés du quotidien d’une assistante de direction. Par exemple, vous vous entraînerez à :

            • Prendre des notes et générer des comptes rendus de réunion avec l’IA (pour gagner du temps sur la rédaction de vos procès-verbaux).
            • Rédiger des emails professionnels ou comptes-rendus à l’aide de ChatGPT, afin d’améliorer style et clarté tout en allant plus vite.
            • Gérer votre planning et vos tâches avec l’aide d’outils IA (par exemple, trouver des créneaux de réunion compatibles ou obtenir un aperçu de votre semaine).
            • Organiser un voyage d’affaires en utilisant l’IA pour rechercher les meilleures options (réservation de vols/hôtels, planning d’itinéraire).

            Ce ne sont que quelques exemples. L’idée générale est de vous montrer comment l’IA peut intervenir dans toutes sortes de tâches administratives : préparation de documents, synthèse de données, traduction de textes, correction automatique de l’orthographe, création de présentations, etc. Chaque cas pratique abordé pendant la formation vise à vous faire gagner en productivité au quotidien, sur des missions bien spécifiques de secrétariat, afin que vous puissiez immédiatement réutiliser ces astuces dans votre travail.